Pengertian Surat Undangan Resmi : Unsur Beserta Contohnya

Shawanofestival.comSurat Undangan Resmi – Saat mengadkan suatu acara, pasti kita akan mengundang orng – orang yang kita anggap penting untuk menghadiri acara tersebut. Dan kita bisa mengundang secara lisan maupun tertulis. Jika acara kita merupakan acara private yang hanya dihadiri keluarga dan teman dekat, mungkin kita bis saja hanya mengundang mereka lewat ucapan atau lisan.

Namun, saat acara tersebut adalah acara resmi seperti undangan rapat perusahaan, undangan wali murid dan lain sebagainya, tentu kita harus membuat surat undangan resmi. Lalu apakah ada aturan tertentu dalam membuat surat undangan? Berikut akan dibahas mengeni surat undangan resmi.

Baca juga : Surat Lamaran Kerja

Pengertian Surat Undangan Resmi

Pengertian Surat Undangan Resmi

Sebelum membahas lebih jauh, tentu kit harus terlebih dahulu mengetahui apa itu undngn resmi. Surat undangan resmi adalah suatu surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi, lembaga atau perusahaan untuk memanggil atau mengundng seseorng atau lembaga atau instansi untuk hadir dalam sutu acara atau keperluan tertentu.

Jadi, yang mengeluarkan surat undangan resmi adalah suatu lembaga resmi yang memiliki susunan pengurus yang jelas. Biasanya surat undangan resmi disertai dengn kop surat yang merupakan identitas dari lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat tersebut.

Baca juga : Surat Permohonan

Unsur Surat Undangan Resmi

Unsur Surat Undangan Resmi

Selanjutnya, berikut adalah beberapa unsur surat undangan resmi yang perlu anda ketahui:

Kepala Surat (Kop Surat)

Dalam membuat surat resmi tentu harus ada kop surat yang berisi :

  • Logo instansi/ lembaga
  • Nama instansi/ lembaga
  • Alamat, No. Telephone/ fax, dan email instansi/ lembaga

Nomor Surat

Saat mengeluarkan berkas, termasuk surat, suatu instansi atau lembag akan menulis nomor surat. Dengan begitu instansi tersebut akan lebih mudh mengrsipkannya. Sehingga akan lebih mudah untuk dicari jika terjadi sesuatu di kemudian hari.

Tanggal Surat

Tentu saja tanggal surat harus dibuat untuk mengetahui pada tanggal berapa surat itu dibuat.

 Lampiran atau Hal

Tak jarang, suatu surat termasuk surat undangan resmi jug dilampiri dengan berkas lain yang mendukung surat undangan tersebut. Sehingga tidak heran jika lampiran atau hal menjdi salah satu unsure dalm surat undangan resmi.

Alamat Tujuan

Tentu saja, alamat tujuan hrus dicantumkan, meskipun hanya kotanya saj. Karena alamat lengkp akan dicantumkan di sampul surat undangan resmi.

Salam Pembuka

Merupakan salam pembuka dengan bahasa yng formal dan baku.

Isi Surat

Isi surat juga dibuat sesingkat dan sepadt mungkin dengan bahasa yang baku dan formal.

Salam Penutup

Seperti pada salam pembuka dan isi, salam penutup juga perlu dibuat dengn bahasa yang sopan, formal dan baku.

Tanda Tangan Pengirim Surat

Yang menandtangi surat haruslah seseorang yang menjadi penanggung jawab, seperti pemimpin perusahaan atau ketua panitia acara.

Tembusan

Tembusan dibuat saat undangan tersebut dibuat dengan sepengetahuan pihak lainnya.

Baca juga : Surat Pengantar

Contoh Surat Undangan Resmi

Contoh Surat Undangan Resmi

Setelah mengethui mengenai surt undngn resmi, berikut adalah beberp contoh surat undangan resmi yang bisa anda gunakan:

Contoh 1

KOORDINATOR YAYASAN MERDEKA EDUCTION

Jl. Kancoarida No. 28, Desa Rato, Kecamatan Maduran, Kabupaten Lamongn, 84161

Telepon : 822541, Fax : 111098, e-mail : Merdeka.Edu@contohemail.com

Website : Edumerdeka.ex.com

Nomor : 02/ME/E-M11/2020

Perihal : Undangan Rapat Persiapan Kegiatan Seminar

Kepada

Anggota Yayasan Merdek Education

Di tempat

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Dengan hormat,

Sehubungan dengn acara seminar nasional tentang “Peran Pendidikan dalam Membangun Peradaban Bangsa” yang Insya Allah akan dilaksanakan pada awal Maret 2020, melalui surat ini, kami mengundang Bapak dan ibu untuk menghadiri rapat akan dilaksanakan pada :

Hari/tanggal        : Ahad, 23 Februari 2020

Waktu                   : 09.00 – selesai

Tempat                : Kantor Yayasan Merdeka Eduction

Acara                     : 1. Pembentukan panitia

                                  2. persiapan acara

Demikian atas perhatian dan kehadirannya kami ucapkan terim kasih.

Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Maduran, 20 Februari 2020

Sekretaris Pembina Yayasan

                Jennie Alfira

Contoh 2

PEMERINTAH KABUPATEN LAMONGN

DINAS PENDIDIKAN

SMA Negeri 1 Lamongan

Alamat : Jl. Raya Sila, No. 20, Telepon : 1212121, Kabupaten Lamongan, 84161

Website : sman1.contohwebsite.com, E-mail : smanla1@contohemail.com

=============================================

Lamongan, 14 Januri 2020

Nomor : 112/SMA-1/XIII/2020

Perihal : Undangan Rapat Pleno Kenaikan Kelas

Kepada Yth.

Seluruh jajaran guru SMA Negeri 1 Lamongan

Di tempat

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Melalui surat ini, kami mengundang bapak/ibu selaku guru SMA Negeri 1 Lamongan untuk menghadiri Rapat Pleno Kenaikan Kelas X dan XI Tahun ajaran 2019/2020 yang akan diadakan pada :

Hari/tanggal                        : Senin, 24 Januari 2020

Waktu                                    : 09.00 – selesai

Tempat                                 : Rung Guru SMA Negeri 1 Lamongan

Demikian surat ini disampaikan. Mengingat pentingnya rapat tersebut, kami harap kerja sama dari semua bapak/ibu guru untuk bisa hadir tepat waktu. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Kepala Sekolah

Wahdah,M.Pd.

NIP : 12345678910123321421

Contoh 3

PEMERINTAH KABUPATEN LAMONGAN DINAS PENDIDIKAN KELOMPOK KERJA GURU ( KKG ) KEC. MADURAN

Maduran, 12 Januari 2020

Nomor : 09/KKG-II/2020

Perihal : Undangan

Kepada Yth.

Anggota KKG

Di tempat

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Melalui surat ini, kami mengundang bapak/ibu selaku Anggota KKG Kecamatan Maduran untuk menghadiri Rapat yang akan diadakan pada :

Hari/tanggal                        : Senin, 24 Januari 2020

Waktu                                    : 09.00 – selesai

Tempat                                 : Gedung PGRI Maduran

Keperluan                           : Persiapan Seleksi Lomba Siswa Berprestasi 2020

Demikian surat ini disampaikan. Mengingat pentingnya rapat tersebut, kami harap kerja sama dari semua bapak/ibu guru untuk bisa hadir tepat waktu. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Ketua KKG

Fizzy,M.Pd.

NIP : 123444550123321421

Contoh 4

KABUPATEN LAMONGAN

DINAS PENDIDIKAN

SDN BLUMBANG

JL. Tangkis Bengawan Solo, Desa Blumbang

Maduran, 18 Januari 2020

Nomor : 800 / 30 / 413.101.12.3527 / 2020

Perihal : Undangan

Kepada Yth.

Wali Murid siswa

Di tempat

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Melalui surat ini, kami mengundang bapak/ibu Wali Murid SDN Blumbang untuk menghadiri Rapat yang akan diadakan pada :

Hari/tanggal                        : Senin, 24 Januari 2020

Waktu                                    : 09.00 – selesai

Tempat                                 : SDN Blumbang

Keperluan                           : Penerimaan Raport PAS (penilaian Akhir Tahun) Ganjil 2019/2020

Demikian surat ini disampaikan. Mengingat pentingnya rapat tersebut, kami harap kerja sama dari semua bapak/ibu untuk bisa hadir tepat waktu. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Kepala sekolah

Tarman, S.Pd.

NIP : 1245789632012212021

Contoh 5

KABUPATEN LAMONGAN

DINAS PENDIDIKAN

SDN BLUMBANG

JL. Tangkis Bengawan Solo, Desa Blumbang

Maduran, 20 Januari 2020

Nomor : 808 / 3 / 413.101.12.3527 / 2020

Perihal : Undangan

Kepada Yth.

Anggot Komite Sekolah

Di tempat

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Melalui surat ini, kami mengundang bapak/ibu Komite SDN Blumbang untuk menghadiri Rapat yang akan diadakan pada :

Hari/tanggal                        : Senin, 28 Januri 2020

Waktu                                    : 08.00 – selesai

Tempat                                 : SDN Blumbang

Keperluan                           : pembentukan pengurus Komite Sekolah periode 2020 – 2025

Demikian surat ini disampaikan. Mengingat pentingnya rapat tersebut, kami harap kerja sama dari semua bapak/ibu untuk bisa hadir tepat waktu. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Kepala sekolah

Ferdinan, S.Pd.

NIP : 124571247895552

Baca juga : Surat Kuasa

Demikian adalah beberapa contoh serta penjelasan mengenai Surat undangan resmi.

Leave a Reply